FAQs

FAQs zur Förmlichen Zustellung

Was bedeutet das Kreuz "Inland"?

 

Ohne Kreuz "Inland" würden Sie Ihren Zustellvorgang bei verzogenen Adressaten mit dem Verzugshinweis und - wenn der Post bekannt - mit der neuen Anschrift des Empfängers zurück erhalten. Sie müssten den Zustellvorgang noch einmal in Gang setzen, nämlich an die neue Zustelladresse. Bei Beauftragung eines Zustellunternehmens fallen dafür erneut die Zustellgebühren an.

Mit Kreuz "Inland" erreichen Sie, dass die Post die Zustellung direkt unter der ihr bekannten neuen Empfängeranschrift bewirkt, ohne dass es eines 2. Zustellauftrages bedarf. Über den von Ihrer Empfängeradresse abweichenden Zustellort erhalten Sie Kenntnis durch die Ihnen zurück geleitete Zustellungsurkunde, die alle Umstände der Zustellung bezeichnet.

 

Authorisiert von BS-Behördenverlag, Uwe Olfermann am 09.07.2014

 

Hinweise zum Datenschutz

 

Momentan schüren Vertreter der Verlage Kohlhammer und Jüngling regelrecht Unruhe bei Kunden vor Ort mit der Behauptung, dass die Umschläge zur „Förmlichen Zustellung“ jedweden Blick auf im Umschlag liegende Schriftstücke durch das Adressfenster oder durch den Einsteckschlitz für die Urkunden verhindern müssen, um dem Datenschutz zu genügen.

Selbstverständlich empfehlen diese Vertreter den Kunden auch gleich die entsprechenden Förmlichen Zustellumschläge Ihres Verlages.
Wie wir aus Nachprüfungen inzwischen wissen, ist in der großen Mehrzahl der Fälle gar kein Wechsel auf andere Umschläge notwendig, weil

die bisher eingesetzten Umschläge zur Förmlichen Zustellung

  • überhaupt nicht zu beanstanden sind, weil Sie keinen Blick auf Textinhalte des zuzustellenden Schriftstückes ermöglichen.
  • mit einfachen Maßnahmen zum sicheren Versand weiter verwendet werden können.

 

1. Bedeutung der Trennwand

Unsere Umschläge mit innen liegender Trennwand teilen die Förmliche Zustellung in

  • ein Fach für Ihr zuzustellendes Schriftstück und
  • ein Einsteckfach für die den Zustellvorgang begleitende Urkunde.

 

Damit sind für Ihre Zustellvorgänge absolute Vertraulichkeit i.S. des Briefgeheimnisses und des Datenschutzgesetzes gewährleistet.
Sie finden diese Umschläge in der Kategorie
Förmliche Zustellung (Innere Hüllen) / Datenschutz-Hüllen.

 

2. Wie kann ich meine bisherigen Umschläge zur „Förmlichen Zustellung“ prüfen?

In aller Regel genügen auch die herkömmlichen „Förmlichen Zustellungen“, die keine Trennwand zwischen dem Brieffach und dem Urkundenfach des Umschlages haben, den Datenschutzbestimmungen, wenn die Sicht auf den textlichen Inhalt des Schriftstückes ausgeschlossen ist.
Beinahe alle Standardsorten gewährleisten das durch ausreichend nach hinten verklebte Seitenlaschen. Prüfen Sie, ob Textinhalte Ihrer Zustellvorgänge durch das Adressfenster und/oder das Einsteckfach für die Zustellungsurkunde sichtbar sind. Wenn ja gehen Sie wie folgt vor.

 

3. Wie mache ich meine Zustellvorgänge sicher, wenn Text lesbar ist?

  • weiße Rückseite oder weißes (leeres) Rückenblatt
    Wenn Sie das zuzustellende Schriftstück im normalen Zickzack-Falz falzen, dann ist bei einseitig bedruckten Schriftstücken nur die weiße (blanko) Rückseite zu sehen. Versenden Sie auch mehrseitig bedruckte Schriftsätze, kuvertieren Sie am Schluss einfach ein leeres weißes Blatt mit ein.
  • Förmliche Zustellung mit abgeteiltem Urkundenfach
    Mit diesen Spezialsorten sind Sie auf der ganz sicheren Seite. Sie sind aber teurer.
  • Umschläge ohne Urkundenfach
    Urkunde und Förmliche Zustellung können auch lose (unverbunden) in den äußeren Zustellauftrag eingelegt werden,
    wenn Sie jeweils nur einzelne Zustellvorgänge absenden.

 

Authorisiert von BS-Behördenverlag, Uwe Olfermann am 20.09.2018

 

 


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